HÄUFIG GEFRAGT

Fragen und Antworten


Ihr und unser gemeinsamer Anspruch an eine hervorragende PIM-Lösung lautet: einfach gute Produktdaten.

Daher haben wir die Anwendung von Master PIM so simpel gehalten, dass professionelles Produkt-Informations-Management mit Master PIM so einfach ist wie E-Mails zu schreiben. Im Detail sind aber nicht immer alle Begriffe selbsterklärend. Manchmal kommen auch Fragen auf, die wir so selber noch nicht auf dem Schirm hatten.

Hier sammeln wir häufig gestellte Fragen von Kunden und Nutzern. Und natürlich können Sie sich auch jederzeit gerne an unser kompetentes Service-Team wenden!

Fachbegriffe


Was ist Industrie 4.0?

Steuerung der Betriebsabläufe in Echtzeit, flexible Wertschöpfungsketten und effiziente Nutzung von Ressourcen: Diese Punkte stehen im Fokus des Zukunftsprojekts „Industrie 4.0“, das die deutsche Bundesregierung in Kooperation mit führenden Unternehmen der Industrie vorantreibt. Die „vierte industrielle Revolution“ soll deutschen Unternehmen, die weltweit Pionierarbeit leisten, einen langfristigen Wettbewerbsvorteil sichern.

Im Zentrum des Projekts steht das „Internet der Dinge“ – der US-amerikanische Informatik-Dozent Mark Weiser sprach in seinem Aufsatz „The Computer for the 21st Century“ von 1991 zum ersten Mal von kleinen, eingebetteten Computern, die den Menschen unauffällig bei seiner Arbeit unterstützen. Das ist schon lange keine Zukunftsmusik mehr: Dank RFID, Strichcodes und 2D-Codes können Geräte mittels Sensoren Gegenstände identifizieren und einordnen.

Diese Möglichkeit zur Identifikation eines unbegrenzten Repertoires an Werkstücken stellt die Grundlage der „Industrie 4.0“ dar: Durch eine umfassende Vernetzung aller technischen Geräte eines Unternehmens zu einem cyber-physischen System (CPS) ist ein flexibler Informationsfluss möglich. Das CPS kann durch Internetclouds mit zusätzlichen Daten – beispielsweise zu neuen Werkstücken – gespeist werden. Betriebsabläufe werden durch die Bereitstellung der richtigen Informationen in Echtzeit optimiert.

Zentrales Element der Hochtechnisierung deutscher Unternehmen sind Software-Lösungen: Deshalb fördert das Bundesministerium für Bildung und Forschung die Entwicklung von Programmen, die leistungsfähig und trotz zunehmender Komplexität für den Anwender beherrschbar bleiben. Wir entwickeln Software, die Ihren Mitarbeitern die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort bereitstellt – und erhöhen damit die Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit Ihres Unternehmens.

Was ist E-Procurement?

E-Procurement beschreibt die digitale Verlagerung des unternehmensweiten Beschaffungsprozesses. Mitarbeiter haben Zugang zu einer internetbasierten Software-Lösung, über die sie eigenständig Bestellungen bei ausgewählten Lieferanten aufgeben können. Statt der herkömmlichen, papierbasierten Beschaffung wird ein beschleunigter elektronischer Ablauf im Unternehmen etabliert. Arbeitsschritte werden automatisiert, Personal entlastet und die Prozesskosten durch eine schnellere Abwicklung der Bestellungen gesenkt.

Eine Möglichkeit einer effizienten E-Procurement-Lösung ist die Installation eines hauseigenen Multi-Lieferantenkatalogs. Auf diese Weise kann sich ein Unternehmen einen starken Wettbewerbsvorteil sichern: Mitarbeiter können Lieferanten und aktuelle Preise auf einen Blick vergleichen, sodass sich der Arbeitsaufwand für eine strategische Wahl des passenden Anbieters verringert. Das gilt insbesondere für die Beschaffung von C-Gütern wie beispielsweise Büromaterialien.

E-Procurement ist heutzutage auch für kleine und mittelständische Unternehmen sinnvoll: Die Software-Angebote für Lieferantenkataloge sind so verständlich gehalten, dass jeder Mitarbeiter ohne die Heranziehung eines IT-spezialisierten Kollegen Aufträge bei einem geeigneten Lieferanten aufgeben kann. Der Betriebsablauf wird stark gestrafft und Unternehmensbereiche entlastet.

Lieferantenkataloge können ständig erweitert und den Gegebenheiten des Wettbewerbs angepasst werden. Eine E-Procurement-Lösung verfügt in der Regel über Schnittstellen zu dem Lieferantennetz, sodass das beauftragende Unternehmen immer über aktuelle Informationen über die preislichen Entwicklungen einzelner Produkte verfügt und flexibel zwischen den kooperierenden Lieferanten wechseln kann.

Der Anschluss an ein ERP-System im Sinne der „Industrie 4.0“, das einen Überblick über den betrieblichen Wertschöpfungsprozess und die Steuerung unternehmerischer Abläufe ermöglicht, ist denkbar.

Was ist ein PIM-System?

Ein PIM-System ist im Prinzip nicht mehr als eine Datenbank, die Informationen zu Produkten archiviert und auf Abruf zugänglich macht. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter während eines Telefonats wichtige Produktdaten wie Artikelnummer, Lagerbestand und Preis abrufen. Durch Produktbild und -beschreibung erhält er schnell einen umfassenden Einblick in den Leistungsumfang des Produkts.

Ein PIM-System kann aber noch viel mehr: Aktuelle Software-Lösungen integrieren sich in das Unternehmensnetzwerk und ermöglichen die automatische Aktualisierung des Onlineshops, einen Überblick über die preislichen Entwicklungen der Lieferanten und können die Produktdaten dynamisch für gängige Medien aufbereitet exportieren. Ein Hochglanzprospekt benötigt beispielweise eine andere Auflösung des Produktbilds als das CMS-System einer Unternehmenswebsite. Das gilt auch für Produktbeschreibungen und Videos, die sich hinsichtlich ihrer Länge und der gegebenen Informationen unterscheiden.

In der Regel wird ein PIM-System aus zwei Hauptquellen gespeist: Während Produktdaten oft aus einem Warenwirtschafts- oder ERP-System gespeist werden, ergänzt die Marketingabteilung eines Unternehmens diese Daten um Bilder, Grafiken und Texte unterschiedlicher Länge und Größe.

Die fortschreitende digitale Vernetzung von Unternehmen stellt zusätzliche Anforderungen an PIM-Systeme – erweiterte PIM-Systeme verfügen heutzutage über die Möglichkeit, Geschäftspartnern Zugriff auf die Daten des Systems zu geben. Das kann sinnvoll sein für externe Dienstleister im Werbe- und Marketingbereich oder für Händler, die so Zugriff auf das Lieferantennetzwerk erhalten.

Was ist EDI?

EDI steht für elektronischen Datenaustausch und bezeichnet als Sammelbegriff den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten innerhalb eines Unternehmens und mit dessen Geschäftspartnern. Für Unternehmen lohnt sich der Umstieg von der Papiervariante auf EDI: Durch die digitale Vernetzung sparen sie bis zu zwei Drittel ihrer Ressourcen ein.

Das funktioniert, weil branchenspezifische Standards für EDI-Dokumente wie BMEcat und openTrans bestehen. Alle relevanten Informationen werden automatisch erfragt, sodass keine erneute Vermittlung fehlender Daten anfällt. Mögliche Fehler im Austauschprozess sind von vornherein eliminiert. Der Austausch findet von digitalem Gerät zu digitalem Gerät statt – menschliche Einwirkungen sind gar nicht oder nur geringfügig erforderlich.

Aufträge, die den Datenaustausch zwischen zwei Unternehmen erfordern, können so wesentlich schneller abgeschlossen werden. Die elektronischen Dokumente werden dank festgelegter Datei-Standards automatisch in das unternehmensfremde System integriert und müssen nicht erst aufwändig von Mitarbeitern eingepflegt werden.

Unternehmen können dank EDI-Vernetzung weltweit zusammenarbeiten: Solange derselbe EDI-Datensatz verwendet wird, ist die Integration einmal rund um den Globus grundsätzlich genauso einfach wie der Datenaustausch innerhalb des eigenen Unternehmens.

Was ist BMEcat?

BMEcat ist das in Deutschland etablierte Standardformat zur elektronischen Übertragung von Produktkatalogen. Produktdaten können automatisch in verschiedene Programme wie alle gängigen PIM-Systeme integriert werden, sodass ein komplikationsloser Austausch von Produktinformationen zwischen Geschäftspartnern gewährleistet wird. Die Kommunikation zwischen Lieferant und bestellendem Unternehmen, die Bestückung von Onlineshop-Lösungen und die Vertriebsunterstützung werden wesentlich erleichtert.

Auf Initiative des Bundesverbands für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) und führenden deutschen Unternehmen wie BMW, Siemens, SAP, der Deutschen Bahn und der Deutschen Telekom wurde die erste Version des BMEcat-Formats 1999 vom Fraunhofer-Institut in Zusammenarbeit mit der Universität Duisburg-Essen entwickelt.

Heute sind die Version 1.2 aus dem Jahr 2001 und die Version 2005 des BMEcat-Standards weit verbreitet. Eine typische BMEcat-Datei besteht aus festgelegten Kategorien, die wichtige Produktdaten und mit der Version 2005 auch logistische Informationen abfragen. Preise können durch Nutzung von PIM-Systemen bei Bedarf automatisch an einzelne Kunden angepasst werden. Multimediale Dateien wie PDF-Dokumente oder Bilder können in verschiedenen Größen an BMEcat-Dateien angehängt werden, sodass mit der entsprechenden Software aus diesen Quellen die Bestückung von Onlineshops oder einem gedruckten Lieferantenkatalog möglich ist.

Was ist openTrans?

openTrans ist ein in Deutschland etabliertes Standard-Format zum Austausch von Geschäftsdokumenten. Der Prozess vom Einholen eines Angebots bis zur Zahlungsavis wird durch Nutzung des openTrans-Standards automatisiert. Dank EDI-basierten Software-Lösungen sparen auftraggebendes und auftragnehmendes Unternehmen Ressourcen ein, die bei manueller Ausstellung dieser Geschäftsdokumente nötig wären.

Einkaufende Unternehmen, Lieferanten und Marktplatzbetreiber können durch das openTrans-Format trotz Nutzung unterschiedlicher Software-Systeme automatisiert miteinander kooperieren: Die Programme tauschen Daten über den openTrans-Standard miteinander aus und pflegen anfallende Geschäftsdokumente ein, sodass sich beispielsweise die Bestellung von Produkten einfacher und zeitsparender gestaltet. Die Software-Systeme ermöglichen einen übersichtlichen Einblick in den Bestellvorgang und eliminieren potenzielle Fehler, die teilweise bei manueller Bearbeitung der Daten anfallen.

openTrans ist technisch eng mit dem BMEcat-Format zum Austausch von Produktdaten verwandt: Der Standard wurde vom gleichen Entwicklungsteam des Fraunhofer-Instituts in Kooperation mit der Universität Duisburg-Essen entwickelt und beruht auf den Erfahrungen der Programmierer mit BMEcat im E-Procurement. Führende deutsche Unternehmen wie etwa SAP, Siemens, BMW und die Deutsche Telekom haben in die Entwicklung investiert.

Was ist e-class?

Mit zunehmender Globalisierung und Vernetzung der weltweiten Märkte ist eine Lösung zum multilingualen Austausch von Produktdaten gefordert. e-class ist ein branchenübergreifender Standard zur eindeutigen Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen, der auf fachliche Terminologien zurückgreift und diese automatisch in unterstützte Sprachen konvertieren kann. Er ist beispielsweise auch in der Elektroindustrie als „ETIM“ und als „Proficlass“ für die Bauindustrie bekannt. Viele große und mittelständische Unternehmen arbeiten mit diesem Standard und erfragen bei Geschäftspartnern Dokumente nach e-class-Norm. Der Standard wird vom Institut der deutschen Wirtschaft in Köln entwickelt.

Die Einordnung eines Produkts in e-class erfolgt auf Grundlage einer vierstufigen Pyramidenstruktur. Die einzelnen Ebenen sind das Sachgebiet, die Hauptgruppe, die Gruppe und die Untergruppe. Möchte man eine Holzschraube in diese Pyramidenstruktur einordnen, wäre die zugrundeliegende Sachgruppe [Maschinenelemente], die Hauptgruppe [Schraube, Mutter], die darunterliegende Gruppe [Schraube mit Kopf] und auf der Untergruppen-Ebene die [Holzschraube]. Ist ein Unternehmen auf der Suche nach einem spezifischen Produkt, kann es so eruieren, welches Objekt seinen Ansprüchen gerecht wird. Über die Verknüpfung von Schlagworten mit einem einzelnen Produkt kann auch spezifisch nach einem Begriff gesucht werden: Die Warengruppe „Stühle“ wird so auch bei Sucheingaben wie „Bürostuhl“ oder „Sitz“ gefunden.

Durch die enge Zusammenarbeit mit den Entwicklern des BMEcat-Formats zum Austausch von Produktdaten kann eine e-class-Datei ohne Informationsverluste in dieses Format konvertiert und in ein unternehmensfremdes System eingepflegt werden. Durch den Umstieg auf die e-class-Klassifizierung haben Unternehmen nicht nur die Möglichkeit, ebenfalls mit dem e-class-Standard arbeitende Kunden langfristig zu binden – sie verkürzen auch viele unternehmensinterne Betriebsprozesse und sparen so Zeit und Geld ein.