DOKUMENTATION

Unser Online-Handbuch


Master PIM hilft Ihnen bei der Lösung Ihrer Probleme rund ums Thema Katalog- und Preisdaten. So können Sie enorm viel Zeit, Kosten und Energie einsparen.

Alle Fragen zur Anwendung stellen wir auf dieser Seite als Online-Handbuch zur Verfügung.

Sollten Sie sich dennoch über einige Dinge im Unklaren sein, zögern Sie nicht und kontaktieren unser freundliches und kompetentes Support-Team.

Wir finden garantiert gemeinsam eine Lösung, die Sie und Ihr Unternehmen voranbringt.

Grundsätzliches

Master PIM ist ein cloudbasiertes Produkt-Informations-Management-System, mit dem Sie Ihre elektronischen Katalogdaten dezentral auf allen (mobilen) Geräten per Webbrowser verwalten, veredeln und verteilen können – aber das wissen Sie ja schon.

Die Software ist modular aufgebaut. Das Hauptsystem Master PIM bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie benötigen, um mit digitalen Katalogen zu arbeiten. Zusätzliche Funktionen, die nicht jeder braucht, wie z.B. Shop-Connectoren oder das Generieren von Druck-Layouts sind als kostenpflichtige Addons verfügbar.

Master PIM ist ein B2B-Produkt, entwickelt für den Handel als Schnittstelle zwischen Lieferant und Endkunde. Das Standard-Format für den Austausch von Produktkatalogen und Preiskonditionen ist BMEcat. Im Gegensatz zu herkömmlichen Warenwirtschaftssystemen oder Backends in Onlineshops, die alle ihre eigene Logik beim Aufbau von Artikel-Datenbanken haben, orientiert sich Master PIM an der EDI-Norm BMEcat. Sie haben zwar die Möglichkeit, Ihre Daten in jedes beliebige Format zu exportieren und aus unterschiedlichsten Quellen Produktinformationen einzulesen, das Fundament unserer Cloudsoftware ist und bleibt jedoch BMEcat.

Somit gewährleisten wir, dass alle Artikeldaten einheitlichen Strukturen folgen, die gerade für den Austausch größerer Datenmengen unabdingbar sind. Das bedeutet, dass alle Feldbezeichnungen der BMEcat-Norm folgen. Ein Begriffs-Wirrwar wie in anderen Systemen gibt es nicht. Bei uns heißen „Artikelnummer“, „Products_model“, „Artikel-Nr.“, „ProductID“, „Lagernummer“ oder was auch immer ganz regelkonform „SUPPLIER_AID“.*
Das mag auf den ersten Blick etwas gewöhnungsbedürftig wirken, dient aber letztendlich einer durchgängigen Konsistenz Ihrer Daten. Zum besseren Verständnis fahren wir „zweisprachig“. Jede BMEcat-Bezeichnung haben wir für Sie in allgemein gebräuchliche Begriffe übersetzt. Dennoch arbeiten Sie in Master PIM „BMEcat-native“. Ihre EDV-Abteilung wird es Ihnen danken.

* Im aktuellen BMEcat 2005-Format heiß das allerdings SUPPLIER_PID, aber dieser Standard ist noch sehr „neu“, sprich: viele Lieferanten kennen/können das noch nicht, deshalb verwenden wir die „traditionelle“ Norm. Import und Export von BMEcat 2005 sind aber kein Problem.

Technische Voraussetzungen

Die Kommunikation zwischen Ihrem PC und Master PIM erfolgt dynamisch. Durch die Verwendung von HTML5 und verschiedenen Objektklassen müssen die Seiteninhalte nicht mehr komplett neugeladen werden, sondern nur die jeweils aktuellen Daten. Alle Skripte, die benötigt werden, um verschiedene Funktionen abzubilden, werden auf unserem Server ausgeführt. Dadurch wird der Traffic gesenkt, sodass auch Benutzer mit einer geringen Bandbreite Master PIM sinnvoll nutzen können. Das ist besonders bei der Anwendung von mobilen Geräten sehr hilfreich, da hier oft nur sehr langsame Internetverbindungen zur Verfügung stehen.

Sollte es bei Ihnen dennoch zu längeren Ladezeiten kommen, verwenden Sie entweder einen sehr alten PC oder haben diesen nicht optimal gewartet.

Wie können Sie die Leistung Ihres PIM-Systems optimieren?

  1. Prüfen Sie, ob Ihr Browser aktuell ist. Verwenden Sie immer die aktuellste Version.

  2. Verwenden Sie einen leistungsfähigen Internet-Browser wie etwa Google Chrome, Apple Safari oder Mozilla Firefox.

  3. Eine schnelle DSL-Verbindung kann auch nicht schaden, gerade dann, wenn Sie große Medienarchive up- und downloaden wollen.

  4. Verwenden Sie ein halbwegs modernes Betriebssystem. Windows XP mag vor einigen Jahren ganz nett gewesen sein, aber bitte, Sie haben sich ein PIM-System zugelegt. Stichwort: Industrie 4.0/Digitale Transformation…

  5. Benutzen Sie im stationären Betrieb einen PC, der noch nicht ganz vergilbt ist. Will heißen: Ein Intel Dualcore i5 mit 4GB RAM sollte es schon sein. Große (Flach)Bildschirme kosten heutzutage auch nicht mehr die Welt. Natürlich geht auch Ihr 5-Zoll-Handy-Display, aber am besten arbeitet es sich mit einem 19-Zoller.

Cockpit

Das Cockpit ist Ihre Kommandozentrale. Von hier aus gelangen Sie in alle Bereiche Ihres PIM-Systems. Greifen Sie per Klick auf die grünen Schaltflächen auf Ihre Katalogverwaltung zu, konfigurieren Sie Ihre Shopschnittstellen oder Drucklayouts. Legen Sie Kunden an und weisen Sie diesen individuelle Einkaufsrabatte zu. Im Bereich Account steuern Sie Ihre eigenen Benutzer und Zugriffsrechte auf die Datenbank. Wenn Sie einmal nicht mehr weiterwissen, dann landen Sie über Hilfe genau hier.

Cockpit im Master PIM-System-Backend

Kataloge

Kataloge sind das Herzstück Ihres PIM-Systems. In diesem Bereich werden Sie die meiste Zeit arbeiten. Sie können neue Kataloge anlegen, sich bereits vorhandene Sortimente betrachten (Browse), nach bestimmten Wörtern oder Eigenschaften suchen und verschiedene Kataloge oder Teilauszüge aus diesen miteinander kombinieren. Um große Datenmengen zu importieren stehen Ihnen die Formate BMEcat oder CSV zur Verfügung. Natürlich lassen sich alle gespeicherten Sortimente aus der Datenbank auch wieder exportieren, um die hier aufbereiteten Daten z.B. in die Warenwirtschaft einzuspielen. Unter dem Punkt Medien verwalten Sie alle Bilder, Datenblätter, Webverweise und Videos, also alles, was Ihren Katalog mit optischen Informationen anreichert.

Katalog-Funktion im PIM-System Master PIM

Neu

Bei Klick auf die Schaltfläche Neu gelangen Sie ins Browse-Menü. Importierte Kataloge von Lieferanten werden immer grünangezeigt. Ihre eigenen Sortimente sind orange. Ihr Neuer Eigener Katalog ist ebenfalls orange.

Klicken Sie auf die Schaltfläche. Der Katalog öffnet sich. Auf der rechten Seite finden Sie alle Details zum Katalog.

Die meisten Einträge dürfen geändert werden. Machen Sie generelle Angaben zu Ihrem Sortiment (Kataloginfo), füllen Sie die Felder im Bereich Lieferant und, falls erforderlich, auch die Informationen zum Käufer. Unter Media fügen Sie ein oder mehrere Hauptbilder hinzu.

Den Katalog können Sie entweder löschen oder Kategorien anlegen, in die Sie später die Produkte einsortieren.

Eine Neue Kategorie läßt sich umbenennen (GROUP_NAME) und mit einem kurzen Beschreibungstext (GROUP_DESCRIPTION) versehen.

Auch hier dürfen Sie der Produktgruppe ein oder mehrere Bilder hinzufügen.

Eine Kategorie können Sie löschen , ihr weitere Untergruppen zuweisen oder Artikel anlegen . Klicken Sie einfach auf die entsprechenden Symbole.

Ein neuangelegtes Produkt ist zunächst leer.

In der Detailsicht haben Sie die Möglichkeit, Content zu hinterlegen.

Je mehr Felder Sie füllen, umso besser ist Ihr Katalog.

Ein qualitativ hochwertiger Content sieht in der Navigation so aus:

Browse

Im Menüpunkt Browse navigieren Sie durch Ihre Daten. Das Look and Feel haben wir bewusst an einen Webshop angelehnt. Hier bekommen Sie einen ersten Eindruck, wie Ihre Daten in verschiedenen Onlineportalen wirken könnten. Da unser PIM-System auch für Mobilgeräte bestens geeignet ist und wir daher Platz sparen mussten, haben wir die Navigation jedoch ein wenig revolutioniert. Navigation und Vorschau befinden sich auf der linken Seite. Details sind immer rechts. Die Produktgruppen-Hierarchie wird dabei jedoch nicht eingerückt dargestellt, sondern über einen Fortschrittsbalkensymbolisiert. So sehen Sie sofort, auf welcher Ebene Sie sich befinden. Produktgruppen mit einem Ordnersymbol enthalten weitere Untergruppen. Sie lassen sich öffnen und schließen. Kategorien, in denen Artikel enthalten sind, werden durch ein Blatt gekennzeichnet. Wenn Sie diese anklicken, erscheinen darunter die zugehörigen Produkte. Das spart Platz, sieht gut aus und ist neu. Zusätzlich werden Ihnen in der Vorschau die ersten drei(!) Bilder eines Artikels angezeigt. So sehen Sie sofort, ob Sie, falls nur ein oder zwei Bilder hinterlegt sind, hier noch etwas nachgebessert werden könnte.

Suche

Im Browse-Menü sind Sie bisher im „Sichtflug“ unterwegs gewesen. In der Suche landen Sie ohne Umwege genau dort, wo Sie hinwollen.

Auf der linken Seite befinden sich die Suchwerkzeuge. Treffen Sie eine Auswahl, wo Sie suchen möchten (Katalogauswahl) und wonach genau Sie suchen (Suchbegriff). Die Ergebnisse lassen sich sortieren. Im Dropdown Trefferanzeige legen Sie fest, wie viele Ergebnisse pro Seite angezeigt werden sollen. Die Standard-Suchfelder sind grün eingerahmt. Diese werden durchsucht und in den Ergebnissen angezeigt. Weitere Felder sind weiß hinterlegt. Diese können Sie sich mitanzeigen lassen.

Die Ergebnisse können Sie als CSV-Tabelle exportieren und – falls gewünscht – später wieder einlesen, um Werte zu überschreiben.

Wie Sie sehen, ist der Platz in einigen Feldern manchmal nicht ausreichend, um den gesamten Feldinhalt anzuzeigen. Die Spaltenbreite und Zeilenhöhe können Sie aber anpassen.

Kombinieren

Der Kombinieren-Modus ist eine sehr nützliche Funktion, die Ihnen viel Zeit erspart. Stellen Sie sich vor, Sie haben von zehn verschiedenen Lieferanten Kataloge bekommen, deren Content veredelt, kleinere Fehler korrigiert und möchten nun einen neuen Katalog anlegen, der Teile dieser Lieferantenkataloge enthält. Normalerweise ist das eine Mammutaufgabe, weil die Struktur der Produktgruppen beim Hin- und Her-Kopieren verlorengeht. Master PIM verhindert dies. Um Sortimente in einen neuen Katalog zu übertragen, wählen Sie zunächst die Quelle, anschließend das Ziel.

Hier im Beispiel soll das gesamte Sortiment „Handwerkzeuge“ aus dem Katalog „Handwerkstadt 2014/15“ in den neuen Eigenen Katalog übernommen werden. Dazu wird zunächst die entsprechende Gruppe im Quellkatalog ausgewählt und anschließend das Ziel mit Klick auf Neuer Eigener Katalog definiert.

Jetzt sind Quelle und Ziel miteinander verbunden. Sie müssen nur noch das Pfeilsymbol drücken, und schon startet der Kopiervorgang. Je nachdem wie viele Artikel und Produktgruppen verschoben werden sollen, kann dieser Vorgang eine Weile dauern. Solange sich der Loading-Cube dreht, wird gerechnet.

Beim Kopieren wird darauf geachtet, dass sich in den Zielkatalog keine Dubletten einschleichen. Artikel aus unterschiedlichen Quellen, die die gleiche SUPPLIER_AID (Artikelnummer) haben, werden nur einmal übernommen.

Wenn der Kopiervorgang abgeschlossen ist, sehen Sie im Kombinieren-Modus das Ergebnis. Sie können nun weitere Daten verschieben.

Wenn Sie in die übernommene Kategorie „Handwerkzeuge“ aus einem anderen Quellkatalog das Sortiment „Erste Hilfe“ hinzufügen möchten, wählen Sie zunächst „Erste Hilfe“ aus der Quelle und dann „Handwerkzeuge“ im Ziel. Starten Sie den Kopiervorgang mit der Pfeiltaste.

Haben Sie einen Moment Geduld. Master PIM muss jetzt wieder rechnen.

Die Gruppe „Erste Hilfe“ wurde mit allen enthaltenen Artikeln übernommen und an der richtigen Stelle eingefügt. Sämtlicher Content (Texte, Bilder, Preise usw.) ist jetzt in Ihrem neuen Katalog verfügbar.

Sie verlassen den Kombinieren-Modus, indem Sie über das Navigationsmenü zu KATALOGE oder COCKPIT wechseln.

Import

Im Import-Modus haben Sie zwei Möglichkeiten, Daten in Ihr PIM-System zu bringen. Zum einen können Sie neue Kataloge einlesen – als BMEcat oder CSV-Datei. Zum anderen ist es gestattet, bereits existierende Sortimente gezielt zu überschreiben. Das macht zum Beispiel dann Sinn, wenn Ihr Lieferant vergessen hat, wichtige Felder zu füllen. Diese Daten können Sie vorab in einem Tabellenkalkulationsprogramm (Excel, OpenOffice usw.) aufbereiten und anschließend in die Datenbank laden.

ACHTUNG:

BMEcat-Dateien haben die Endung .xml (manchmal nennen Lieferanten Excel-Dateien „BMEcat_Katalog_xxx“ – das wird nicht funktionieren).

CSV-Dateien (Comma Separated Values) haben die Endung .csv (kein .xls oder .txt) und müssen in UTF-8 (kein ANSI, WIN-ISO-xxx oder sonst was) kodiert sein. Der Feldtrenner ist das Komma |,| (kein Semikolon, sonst würde es ja Semicolon Separated Values heißen) und als Texttrenner müssen doppelte Gänsefüßchen |“| verwendet werden.

Machen Sie hier etwas anders, dann sehen im besten Falle Ihre Daten furchtbar aus. Im schlechtesten Falle knallt es. Keine Sorge: falsch kodierte Kataloge kann man löschen. Falsche Importformate (Excel statt CSV) werden nicht verarbeitet.

BMEcat Import

Klicken Sie auf die Schaltfläche des entsprechenden Import-Formats (BMEcat) und wählen Sie die Datei aus.

Kleiner Tipp: Gezippte Daten werden schneller in die Cloud geladen. Das Entpacken des Archivs findet auf dem Server statt.

Klicken Sie auf Upload. Ihre Daten werden übertragen.

Unmittelbar nach dem Hochladen startet bei BMEcat-Dateien der Import. Je nachdem wie groß der Katalog ist und wie viele Daten bereits in Ihrem PIM-System enthalten sind, kann dieser Vorgang eine Weile dauern. Bitte verlieren Sie nicht die Geduld. Solche Operationen sind sehr rechenintensiv. Solange der Server für Sie arbeitet, sehen Sie dieses Symbol:

Ist der Import abgeschlossen, erhalten Sie eine Meldung.

Sie landen sofort im Browse-Menü und können das Ergebnis betrachten.

Wie Sie sehen, enthält Ihr importierter Katalog 10.721 Produkte in 2.217 Kategorien und insgesamt 49.629 Dateiverweise, die auf Bilder, PDFs udgl. referenzieren. Diese werden noch nicht angezeigt, weil die Dateien noch nicht in der Datenbank hinterlegt sind. Bilddateien fügen Sie anschließend im Medienarchiv hinzu.

CSV Import / Neue Kataloge oder vorhandene überschreiben

Beim Überschreiben vorhandener Kataloge müssen Sie als Quelldatei CSV verwenden. Alternativ können Sie CSV auch verwenden, um neue Kataloge anzulegen. Das Vorgehen unterscheidet sich in beiden Fällen von einem BMEcat-Import dadurch, dass im Vorfeld ein Abgleich der Datenbankfelder erfolgen muss. Wie die Felder heißen und welche Werte dort verwendet werden sollen/dürfen, entnehmen Sie bitte der Import-Tabellen-Definition. Sie müssen nicht immer alle Spalten füllen. Es genügt, eine SUPPLIER_AID (Abgleichsfeld) anzugeben und sonst nur die Felder, die Sie auch tatsächlich ansteuern möchten.

ACHTUNG: Felder in der Tabelle, die leere Werte enthalten, löschen vorhandene Inhalte im Zielkatalog!

Klicken Sie zunächst auf Import CSV.

Es erscheint eine Auswahlliste, in der Sie angeben können, welchen Katalog Sie überschreiben wollen. Wählen Sie Ihr Ziel.

Danach klicken Sie auf Update. Es erscheint wieder das Upload-Fenster.

Nachdem Sie die entsprechende CSV-Datei ausgewählt haben, startet der Upload.

Diesmal erscheint nach erfolgreichem Hochladen der Datei zunächst ein CSV-Mapper. Sie müssen Quell- und Zielfelder zusammenbringen. Wenn Sie sich bei der Quelldatei an die CSV-Vorlage gehalten haben, sprich, die Felder in Ihrer Tabelle genau so heißen wie in der Datenbank, erfolgt die Zuordnung automatisch. Wenn nicht, dann müssen Sie jetzt selber ran.

Wenn alle Zuordnungen richtig sind, sehen Sie unter dem Mapper den Importieren-Knopf. Klicken Sie… und los geht’s.

Import-Tabellen-Definition

Als PDF zum Herunterladen.

Export

Der Export funktioniert ganz einfach. Wählen Sie den Katalog aus, den Sie exportieren möchten, weisen Sie dem Export ggf. einen Kunden zu, damit bestimmte Rabatte auf die Preise angewendet werden und entscheiden Sie sich für ein Format(BMEcat oder CSV).

Das sieht dann z.B. so aus:

Klicken Sie auf Exportieren und warten Sie kurz. Wirklich nur kurz. Der Export ist rasend schnell!

Es erscheint folgende Meldung:

Klicken Sie auf OK, dann landen Sie wieder im Export-Modus und Ihre Daten sind weg. Klicken Sie vorher auf Download. Ein ZIP-Archiv mit Ihrem Export wird heruntergeladen.

MEDIEN

Unter Medien verwalten Sie diejenigen Dateien, auf die Ihre Kataloge referenzieren. Die Daten sind in sogenannten Archivenhinterlegt. Dorthin gelangen Sie über Medienordner wählen.

Wenn bereits Dateien enthalten sind, wird Ihnen das angezeigt. Wenn nicht, ist das Archiv leer.

Sie können über ZIP-Import große Archive hochladen oder mit Hinzufügen einzelne Bilder ergänzen. Die vorhandenen Mediendaten befinden sich als Vorschau auf der linken Seite. Sie können diese markieren , löschen und als ZIP-Archiv exportieren . Klicken Sie auf ein Vorschaubild, sehen Sie z.B. das Bild rechts im Detail. Dieses können sie wiederum löschen oder durch ein aktuelleres ersetzen .

Nach dem Import eines ZIP-Archivs kann es sein, dass in Ihrem Katalog trotzdem keine Bilder zu sehen sind. Standardmäßig liegt die sog. MIME_ROOT im Hauptverzeichnis des Katalogs.

Wenn in dem hochgeladenen Archiv noch eine weitere Ordnerstruktur verborgen ist, wechseln Sie in das Unterverzeichnis (in diesem Fall „Bilddaten“) und alles wird gut.

Schließen Sie den Katalog und öffnen Sie ihn erneut. Die Bildverweise sind nun aktualisiert.

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